Administração de condomínio: dicas que todo síndico deveria conhecer!

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A administração de condomínio é um grande desafio para vários síndicos, já que envolve diversas atividades, como cuidar da manutenção, questões financeiras, realizar assembleias, fiscalizar funcionários, entre outras funções essenciais para manter um ambiente tranquilo e que garanta o bem-estar dos moradores.

Por não ser uma tarefa tão simples, é muito importante conhecer as principais responsabilidades de quem está à frente dessa administração e implementar as estratégias mais adequadas conforme as demandas do condomínio.

Pensando nisso, separamos algumas dicas para você colocar em prática agora mesmo. Confira!

Cuide da parte administrativa e financeira

Gerenciar a parte administrativa e financeira é uma responsabilidade do síndico que dá muito trabalho. Principalmente porque ela engloba uma série de atividades, por exemplo:

  • pagamentos de contas de água e luz, fornecedores, salários dos colaboradores, impostos e taxas;
  • recrutar e selecionar bons profissionais para executar as tarefas;
  • emitir boletos bancários das taxas de condomínio;
  • tomar providências cabíveis para evitar a inadimplência dos moradores;
  • elaborar as atas e circulares a respeito das decisões do condomínio, entre outros.

Além disso, é necessário estar atento e prestar contas aos órgãos responsáveis e cuidar de demais questões burocráticas e jurídicas.

Tenha uma boa comunicação

Como administrador, é importante que você faça a ligação entre todas as pessoas envolvidas, como moradores, entidades legais, imobiliárias e escritório de contabilidade, entre outros. Além disso, é preciso ter certeza de que todos recebem as informações necessárias da maneira mais clara e objetiva possível. Entre as opções para que isso ocorra de forma eficiente, estão:

  • enviar um boletim regular via e-mail, que pode ser semanal, mensal ou outro período que achar mais adequado;
  • criar um grupo de WhatsApp para dar pequenos avisos;
  • criar um site para que as notícias possam ser postadas de acordo com a necessidade;
  • organizar reuniões periódicas onde todos possam se reunir.

Seja organizado

Para facilitar a rotina do síndico, é primordial manter a organização. Por esse motivo, cuide de sempre deixar em dia as atas de assembleias, orçamentos realizados e demais documentações referentes ao condomínio. Quanto mais organizado for, menos trabalho terá futuramente. Essa prática também reduz as possibilidades de cometer erros por falta de informações disponíveis. Assim, será possível focar nas responsabilidades mais importantes, e o dia ficará mais produtivo.

Delegue tarefas e responsabilidades

Conte com o auxílio do subsíndico para realizar atividades como organização dos documentos e ajuda no atendimento aos condôminos. Você também pode contar com a colaboração do zelador, já que questões relativas a manutenções periódicas e supervisão da limpeza do prédio podem ficar sob responsabilidade dele.

Fique atento aos serviços de manutenção predial

É muito importante ter atenção ao contratar os serviços necessários para preservar todas as dependências do condomínio ótimas condições. Para isso, é preciso:

  • treinar os funcionários para os trabalhos de manutenção e a utilização dos equipamentos de segurança;
  • monitorar a execução das obras e realizar vistorias periódicas;
  • fazer orçamentos em empresas especializadas para esse tipo de serviço.

No caso de obras, solicite que a empresa contratada envie uma lista contendo o nome e o RG de todos os funcionários antes do serviço para garantir a segurança dos moradores.

Realize a prestação de contas

O síndico deve prestar todas as contas do condomínio de forma periódica, com o objetivo de transmitir organização e transparência para os moradores. Essa ação engloba:

  • a propositura de soluções para acabar com a inadimplência;
  • solicitar a Nota Fiscal ou recibo sempre que um serviço for executado;
  • criar um caixa emergencial ou fundo de reservas, evitando que as finanças do prédio fiquem no vermelho;
  • fazer, no mínimo, três orçamentos antes de contratar qualquer serviço.

Além disso, é importante criar uma comissão para realizar essa prestação de contas. Dessa forma, o controle e a responsabilidade não ficam em uma só pessoa.

Invista em equipamento de segurança para otimizar a gestão

Um dos motivos que faz com que as pessoas optem por morar em condomínio é a violência. Dentro de um apartamento ocorre, para muitos, uma sensação de parecer seguro por estar um pouco mais distante das ruas.

Por mais que a segurança não dependa somente de recursos como alarmes e câmeras, essas ferramentas garantem a tranquilidade dos condôminos. Por esse motivo, invista nesses recursos, além de preferir os aparelhos mais modernos e que tenham mais funções.

Esteja atualizado sobre a legislação

Entender e estar atualizado em relação às leis sobre o condomínio e suas jurisprudências é uma das funções do síndico. Por isso, leia, pesquise ou, até mesmo, busque ajuda de profissionais do ramo jurídico para tomar as melhores decisões sem desrespeitar qualquer tipo de norma.

Elabore um regulamento interno abrangente

Por meio da elaboração de um regulamento interno claro e detalhado fica mais fácil gerenciar o condomínio. Para isso, ele precisa englobar todos os pontos possíveis de maneira que a necessidade de solucionar possíveis conflitos sejam uma situação de exceção, mas que quando necessária seja embasada em uma regra criada visando o bem comum de todos.

Isso porque, quanto menos tiver que lidar com conflitos, menor o desconforto e estresse e maior a eficiência da execução das tarefas rotineiras do condomínio. O regulamento Interno precisa ter normas bem definidas e prever medidas disciplinares no caso do descumprimento dessas, além de ser aprovado em Assembleia e amplamente divulgado para que todos fiquem cientes de seu conteúdo.

Pelo fato do regulamento interno ficar válido por muitos anos, e os costumes serem alterados com o tempo, é importante que esse documentos seja revisto em um certo período com o intuito de deixá-lo atualizado.

Também é preciso se atentar ao cumprimento do regulamento, já que muitas vezes por não querer se expor ou pelo fato de o regulamento não ter sido bem feito e permitir dupla interpretação, o síndico acaba não o cumprindo, abrindo brecha para a desordem.

Tenha o auxílio de uma assessoria jurídica

Todos os problemas que surgem no condomínio são reportados para o síndico. Na maioria dos casos, trata-se de manutenções, inadimplência de moradores ou algum outro tipo de pendência. No entanto, podem aparecer situações mais graves, que envolvem medidas judiciais. Para ajudar nessas questões, é necessário que o administrador seja bem-orientado e amparado por uma assessoria jurídica, que poderá ajudar nessas questões legais.

Os profissionais qualificados podem ajudar a evitar prejuízos maiores aos moradores, provocados por uma ação errada.

Terceirize a administração do condomínio

Pelo fato do cargo de síndico alternar muito, é impossível assegurar que todos os condônimos consigam fazer uma boa administração. Além disso, há que se ter em mente que na maior parte dos casos, a pessoa é eleita por ausência de candidatos e por pura obrigação legal, muitas vezes não tendo nenhuma aptidão ou vocação para o cargo.

Ao terceirizar essa tarefa para uma empresa especializada, é possível garantir o mínimo de profissionalismo nessa função. Além disso, ao contar com esse tipo de serviço, limita-se um pouco a quantidade de poder nas mão dos síndicos, o que diminui as possibilidades de eventuais fraudes, falta de pagamento dos tributos, desfalques financeiros e até mesmo investimento errados. Por outro lado, é importante que o síndico redobre sua atenção fiscalização e na prestação de contas.

Além disso, é importante saber distinguir as seguintes tarefas:

  • administração de condomínio: é a prestação de serviços com foco na gestão financeira, contábil e administrativa do condomínio, que cuida da emissão de boletos, elaboração do balancete, negociação de inadimplência, orientação na elaboração de previsão orçamentária, entre outros;
  • gestão de condomínio: é o conjunto de ações implementadas com o objetivo de garantir o bom funcionamento, manutenção, conservação e valorização do empreendimento;
  •  conservação e limpeza de um condomínio: é ficada na limpeza, e em alguns casos, zeladoria e portaria social.

O ideal é fugir das empresas que oferecem os 3 pacotes em 1, já que ao contratar um profissional para cada atividade, será possível criar um sistema de “controle cruzado”, também conhecido como “controle mútuo”. A criação desses sistemas é fundamental para assegurar que não haverá fraudes. No entanto, para que isso dê certo, é imprescindível a organização dos condôminos para auditar e fiscalizar os serviços executados.

Como percebemos, a administração de condomínio é uma tarefa que exige muita responsabilidade. Por mais que ela englobe uma série de desafios, ao aplicar as práticas necessárias, é possível garantir o bem-estar de todos os moradores. Apesar de parecer uma função difícil, você pode usar as dicas apresentadas para auxiliar nessa gestão, além de contar com a terceirização eficaz dos serviços para tornar o processo mais simples.

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