O que fazer ao se tornar um novo síndico? Saiba o que analisar

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Ao assumir a função de novo síndico do condomínio, é fundamental colocar em prática algumas ações para garantir que uma boa gestão seja desempenhada. É necessário ter a ciência de que um síndico é aquela pessoa, ou empresa, que deve zelar pelo patrimônio compartilhado dos condôminos.

Por isso, é uma atividade que demanda bastante seriedade e compromisso. Para quem nunca atuou na função, é natural que muitas dúvidas apareçam. Neste artigo você vai conferir dicas essenciais para realizar um gerenciamento inteligente do seu condomínio e se tornar um novo síndico de referência. Aproveite a leitura!

Relação de moradores

O primeiro passo para ter sucesso na sua gestão é consolidar os dados essenciais. Um dos principais é a relação de moradores, afinal é a partir dessa informação que você vai conseguir mensurar custos e implementar ações para otimizar a segurança do condomínio, por exemplo.

É importante também coletar a relação de automóveis por placa e condômino correspondente. Com essas ações simples é possível inibir situações de furto, identificar o perfil dos moradores e desenvolver propostas de melhorias. O mais importante é que, além de fazer o levantamento dessas informações, você mantenha elas sempre atualizadas.

Documentos do condomínio

Você sabia que os condomínios precisam de documentos específicos regulamentados por lei? Como novo síndico, você deve certificar que eles estejam em dia. Alguns deles são:

  • AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros);
  • Inscrição do Cartão de CNPJ (Cadastro de Pessoa Jurídica);
  • Habite-se;
  • RIA (Relatório de Inspeção Anual de Elevadores);
  • Documentações trabalhistas;
  • Relatórios contábeis.

Há outros documentos que você deve manter sob a sua gestão e controle, como os comprovantes dos custos e despesas, além de contratos de prestação de serviços. Uma dica interessante é garantir a digitalização dessa atividade. Dessa forma, você terá o fácil acesso a esses arquivos e reduzirá as chances de perda de alguma informação importante.

Inventário dos ativos

Assim como é fundamental o controle dos documentos do condomínio, o inventário dos ativos é um processo muito importante e que, muitas vezes, é negligenciado pelos gestores, principalmente quando se é um novo síndico.

Os ativos do condomínio são todos os bens que pertencem a essa pessoa jurídica. O levantamento desses ativos deve ser feito anualmente, sendo necessário um fluxo para garantir o controle desses bens. Dessa maneira, você garante o cuidado com o patrimônio do condomínio, evitando o registro contábil divergente, bem como o dano por mau uso e extravio.

Condições trabalhistas

Para que um condomínio funcione adequadamente é necessária a contratação de profissionais para as atividades de manutenção e serviços em geral, exatamente como uma empresa. Como novo síndico você deve investigar se existem ações trabalhistas em curso, além de validar as condições de trabalho dos empregados.

É essencial confirmar se as horas de trabalho estão em conformidade com a legislação, além de assegurar que os salários e os benefícios estejam em acordo com a convenção coletiva da classe. Implementar ferramentas para otimizar a comunicação com os seus colaboradores é uma ação importante se você quer ter uma gestão eficiente.

Situação financeira

Um dos pontos mais sensíveis que o novo síndico deve prestar atenção é em relação à situação financeira do condomínio. O fechamento é feito no limite? As contas estão no vermelho ou o antigo síndico fez um fundo de reserva para o condomínio? É a partir desse diagnóstico que você vai definir o seu plano de ação no curto, médio e longo prazo.

Alie o levantamento das condições financeiras às necessidades imediatas do condomínio, como a manutenção das áreas comuns. Além disso, faça uma previsão orçamentária, ou seja, defina quanto o condomínio deve ter de custos e despesas. Colocando essas ações em prática, com certeza você vai desempenhar um ótimo papel como novo síndico.

Para que seja possível levar mais qualidade para a sua gestão, você deve conhecer mais sobre a função, não é verdade? Então aproveite e confira dicas especiais que todo síndico deveria conhecer!

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